TIETOSUOJASELOSTE

Hyvinvointipalvelut Arjessa

Yhdistetty osarekisteriseloste ja informointiasiakirja

Päivitetty 8.2.2018


1. Rekisterinpitäjä                    

Kunta tai Kaupunki

 

2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö   

Arjessa Oy

Janne Telén, puh. 044 025 9030

Lakeudentie 2, 60220 Seinäjoki

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö (tilaaja-asiakas):

Etunimi Sukunimi, titteli puh.012 456 7890

Postiosoite

 

3. Osarekisterin nimi                

Palveluntuottajan nimi ja mitä palvelua tuotetaan

Hyvinvointipalvelut Arjessa Oy, 2292973-4

Toimiluvan mukainen kuvaus palvelusta

Rekisteri on sosiaali- ja terveyslautakunnan asiakasrekisterin osarekisteri.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Yksityisenä sosiaalialanpalveluntuottajana yhtiön asiakkaista kerätään henkilötiedot, jotta tilaaja-asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen perustuvaa palvelutoimintaa voidaan suorittaa ja olla yhteydessä kunnallisiin sos.- ja terv.huollon yhteistyötahoihin, viranomaisiin ja asiakkaan omaisiin / muihin määriteltyihin läheisiin / asioiden hoitajiin. 

Osarekisterin tietoja käytetään asiakastiedon ylläpidon pohjana. Asiakasrekisterin käyttö perustuu pääasiallisesti henkilötietolakiin sekä sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevaan lakiin.

Ostopalveluiden osalta Kunnan / Kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat sosiaali- ja terveyslautakunnan asiakasrekisterin osarekisterejä.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli yhteystiedot.

Sopimukselliset tiedot, tilaaja-asiakkaan tiedot.

Asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot.

Asiakkaan perheen / läheisten / edunvalvojan tiedot.


6. Säännönmukaiset tietolähteet                   

Sosiaalitoimi, oppilaitokset, rekisteröity, rekisteröidyn terveydenhoitoon liittyvät tiedot hoitavalta taholta ja oman toiminnan kautta syntynyt tieto. Muut viranomaiset.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset    

Kaikki viranomaisen työn hoitamiseen vaaditut tiedot jota he pyytävät tarvittaessa.

Asiakassuhteen päättyessä, aineisto luovutetaan rekisteröidyn sosiaalityöntekijälle / tilaaja-asiakkaalle.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle                     

Osarekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisterinpitäjän kirjallista suostumusta.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.  Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan palveluun tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt siltä osin kuin työtehtävät sitä vaativat.

Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin.

Sähköisesti tallennettu aineisto

Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan tai poistetaan.

Työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan yhtiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkoja.

 

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Voimassaolevan lainsäädännön perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Voimassaolevan lainsäädännön mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.

Ulkopuolisella ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia tietoja voi olla talletettuna asiakasta koskeviin tietoihin.

Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä yhtiölle (palvelutuottaja) omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella, jonka perusteella pyyntö ja sitä koskeva tieto välitetään rekisterinpitäjälle joka päättää tarkastusoikeuden toteutumisesta.

Mikäli tarkastusoikeus toteutuu, rekisteröidylle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti.

Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterinpitäjän eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

 

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Voimassaolevan lainsäädännön mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen yksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjauspyyntö välitetään rekisterinpitäjälle, korjaaminen toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Korjauspyynnön epäämisestä rekisterinpitäjän eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallinen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.