TIETOSUOJASELOSTE

Arjessa Lastensuojelupalvelut

Yhdistetty osarekisteriseloste ja informointiasiakirja, lastensuojelupalvelut

Päivitetty 25.5.2018


1. Rekisterinpitäjä

Kunnan tai kaupungin sosiaalitoimi


2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Arjessa Oy

Pekka Kivisaari, puh. 044 541 2400

Lakeudentie 2, 60220 Seinäjoki


3. Osarekisterin nimi

Arjessa Oy ja sen tytäryhtiöt

Rekisteri on Lastensuojelun asiakasrekisterin osarekisteri.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Yksityisenä sosiaalialanpalveluntuottajana yhtiön asiakkaista kerätään henkilötiedot, jotta tilaaja-asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen perustuvaa palvelutoimintaa voidaan suorittaa ja olla yhteydessä kunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyötahoihin, viranomaisiin ja asiakkaan omaisiin / muihin määriteltyihin läheisiin / asioiden hoitajiin. 

Rekisterin tietoja käytetään järjestettäessä lastensuojelulain 7 luvun avohuollon tukitoimia, 8 luvun kiireellistä sijoitusta, 9 luvun huostaanottoa, 10 ja 11 luvun sijaishuoltoa ja 12 luvun jälkihuoltoa. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

Ostopalveluiden osalta kunnan tai kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat lastensuojelun asiakasrekisterin osarekistereitä.


5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli yhteystiedot.

Sopimukselliset tiedot, tilaaja-asiakkaan tiedot.

Asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot.

Opiskeluun liittyvät tiedot.

Asiakkaan huoltajan tiedot.

   

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Sosiaalitoimi, rekisteröity, rekisteröidyn terveydenhoitoon liittyvät tiedot hoitavalta taholta, koulu ja oman toiminnan kautta syntynyt tieto.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kaikki viranomaisen työn hoitamiseen vaaditut tiedot jota he pyytävät tarvittaessa.

Asiakassuhteen päättyessä, aineisto luovutetaan rekisteröidyn sosiaalityöntekijälle / tilaaja-asiakkaalle.


8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle                     

Osarekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisterinpitäjän kirjallista suostumusta.


9. Rekisterin suojauksen periaatteet                                                                 

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.  Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan palveluun tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt siltä osin kuin työtehtävät sitä vaativat.

Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin.

Sähköisesti tallennettu aineisto

Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan tai poistetaan.

Työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan yhtiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkoja.


10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen                        

Voimassaolevan lainsäädännön perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Voimassaolevan lainsäädännön mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.

Ulkopuolisella ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia tietoja voi olla talletettuna asiakasta koskeviin tietoihin.

Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä yhtiölle (palvelutuottaja) omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella, jonka perusteella pyyntö ja sitä koskeva tieto välitetään rekisterinpitäjälle joka päättää tarkastusoikeuden toteutumisesta.

Mikäli tarkastusoikeus toteutuu, rekisteröidylle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti.

Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterinpitäjän eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.


11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteutaminen

Voimassaolevan lainsäädännön mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen yksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjauspyyntö välitetään rekisterinpitäjälle, korjaaminen toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Korjauspyynnön epäämisestä rekisterinpitäjän eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallinen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.